home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ BBS Toolkit / BBS Toolkit.iso / programs / bbslaw10.zip / CHAPT3.MAN < prev    next >
Text File  |  1993-03-21  |  20KB  |  450 lines

  1. Chapter 3, Legal Forms
  2.  
  3. SECTION 3-1 INTRODUCTION
  4.  
  5.  
  6. The base package of the BBS LEGAL GUIDE provides numerous legal 
  7. forms for use by:
  8.  
  9. BBS sysops, both on "pay" and "hobby-not for profit" systems;
  10. BBS message networks;
  11. Developers of software or purchasers of custom software;
  12. and other persons in the BBS community.
  13.  
  14. These forms are, if at all possible, written in a "plain 
  15. language" style, that is, with as few "legalisms" and little 
  16. abstruse prose as possible. However, all of the forms, within the 
  17. limitations set forth in this manual, are legally binding and 
  18. valid in all 50 states.
  19.  
  20. The forms exhibit some judgment based on personal experience and 
  21. what the authors of this program consider to be prevalent or 
  22. preferable BBS practice. As practices change, or new practices 
  23. evolve, more forms or variations of existing forms will be added.
  24.  
  25. However, much of the value in this service is that users obtain a 
  26. subscription to monthly updates. Monthly updates are "driven" in 
  27. part by a schedule of planned enhancements and additions, but, 
  28. they are also responsive to comments from registered users and 
  29. potential registered users. Over time, it is our goal to offer 
  30. several variants of each form, with different levels of 
  31. complexity and different philosophies. Users are cordially 
  32. invited via our support BBS systems, GENIE, fax, or voice to make 
  33. requests for new forms, or, alternate versions of existing forms.
  34.  
  35. FORMS UNDER DEVELOPMENT:
  36.  
  37. Custom software writing contract, license basis, under $ 20,000
  38. Custom software writing contract, license basis, over $ 20,000
  39. Request for proposal, software development
  40. Complete employee manual, 9-25 employees
  41. Complete employee manual, over 25 employees
  42. Employee agreement- option to purchase shares in business
  43. Complete by laws and shareholder's agreements for corporation's 
  44. operating BBs systems
  45. Venture capital investment in BBS
  46. Joint venture between BBS and other firm
  47. California specific OSHA manual
  48. Non-profit BBS file distribution network rules
  49. User agreement with nonprofit BBS system
  50. Complete IRS not for profit educational or other foundation 
  51. charter and bylaws, for not for profit BBS
  52. BBS co-sysops manual
  53.  
  54. (These updates are depending on the level of registration 
  55. obtained in encrypted form from support BBS systems or are mailed 
  56. to registered users. The updates are released monthly on the last 
  57. day of each month, with the first update scheduled for April, 
  58. 1993.
  59.  
  60. Thus, over time, the library of forms will greatly expand and 
  61. offer more choices.
  62.  
  63. The forms may also double as BBS screens when appropriate. Please 
  64. note that registration is mandatory before screens or contracts 
  65. may be used.
  66.  
  67. We recommend that if you are in need of a form that you prepare 
  68. the form with different choices, and, 
  69.  
  70. SECTION 3-2 EMPLOYEE/PERSONNEL FORMS
  71.  
  72. If a BBS has even one employee, labor law problems crop up. Most 
  73. "labor law" problems revolve around a failure to specify ground 
  74. rules. For example, can someone be fired for dressing in a 
  75. clearly inappropriate fashion? In some states, the answer is no, 
  76. unless that is made a condition of employment. In many cases, 
  77. insurance companies do not insure companies who don't have an 
  78. employee manual. We provide a general draft of a manual.
  79.  
  80. Section 3-2 (A) Complete employee manual, 9 or fewer employees
  81.  
  82. This form is suitable for a small BBS in which all employees 
  83. report to one person. All major issues are covered in this 
  84. manual, including work rules, pay, benefits and 
  85. intellectual/privacy concerns. Users may desire to alter policies 
  86. or add others one. After completion of the form, use the built in 
  87. word processor to do so. Each employee should be given a copy of 
  88. the manual, and, each employee should sign a receipt (provided) 
  89. for their copy.
  90.  
  91. Section 3-2 (B) Potential employee, release for background check
  92.  
  93. Many businesses now have a firm rule that they do not release 
  94. information concerning ex-employees except for their dates of 
  95. employment and job titles. This has occurred because persons who 
  96. left employment have sought legal redress for real or imagined 
  97. libels or misrepresentations. This form may be given to 
  98. prospective employees, and used to attempt to get an evaluation 
  99. from prior employees.
  100.  
  101. The data required are simply the names of the parties and their 
  102. addresses.
  103.  
  104. SECTION 3-3, BBS AND ITS USERS
  105.  
  106. BBS systems tread in waters full of legal liability. Many systems 
  107. want to distribute GIF's, or want to eliminate or control flames. 
  108. Virtually all BBS systems offer file transfers. These activities 
  109. all carry risks. It is suggested that written applications be 
  110. taken for access to GIF areas which may contain "adult" material.
  111.  
  112. Many BBS systems discourage flames, or, try to keep "flames" 
  113. under control by confining flaming to a "rubber room" or flame 
  114. area." However, if you do allow flames, things can get ugly. 
  115. Therefore, a recommended form for access to the flame areas is 
  116. provided.
  117.  
  118. As noted in one of the tutorials, file transfers may result in 
  119. liability. We provide forms that are usable as bulletins which 
  120. either point out that viruses are not checked for, or if Ziplab, 
  121. or other similar virus scanning programs, that these programs are 
  122. not fool proof.
  123.  
  124. Section 3-3(a) Application/release for GIF (adult) sub-board
  125.  
  126. This form provides verification of the persons status as an adult 
  127. and requires their assent to a release and indemnity. Note that 
  128. since the Uniform Criminal Code provides that even "obscene" 
  129. programs may be distributed among persons, noncommercially 
  130. without violation of the law, strict limits on commercial use of 
  131. files are included in the form.
  132.  
  133. This form may either be used as a template for printing such 
  134. forms, or can be produced when needed.
  135.  
  136. Section 3-3(b) Application to enter flame area
  137.  
  138. Some systems simply bar "flaming." Others permit users to blow of 
  139. steam in "rubber rooms" or "flame conferences." However, by their 
  140. nature, discussions in such areas often go to extremes. When 
  141. persons get their feelings hurt, libel suits often follow. This 
  142. form insulates the BBS by limiting the flame area to those who 
  143. agree not to sue the BBS or each other over flames. It also 
  144. requires that flames not be further distributed (thus 
  145. discouraging flames from spreading all over the place).
  146.  
  147. Section 3-3(c) Virus non-liability
  148.  
  149. This form serves the dual function of advising the user that the 
  150. board posts uploads without testing, and requiring the user to 
  151. assume the risk of testing. This form is suitable for use as a 
  152. BBS screen or bulletin.
  153.  
  154. Section 3-3(d) Virus, checks made, non-liability
  155.  
  156. This form notifies the user that virus scans, or other steps are 
  157. taken to attempt to prevent the posting of infected programs. The 
  158. form additionally requires the user to assume liability for 
  159. examining files, since no upload scan protocol provides total 
  160. security.
  161.  
  162. Section 3-3(e) Disclaimer of warranty on files
  163.  
  164. As noted elsewhere, on pay systems, and probably even on free 
  165. ones, the UCC might (or does) interpret transfer of files as 
  166. sales. That status then automatically attaches warranties 
  167. including copyright non-infringement, conforming to the 
  168. description of the files and merchantability. This form alert 
  169. users that the system does not check that programs operate as 
  170. described by the uploader, and disclaims all other warranties.
  171.  
  172. SECTION 3-4 SOFTWARE/INTELLECTUAL PROPERTY FORMS:
  173.  
  174. BBS software developers often distribute beat code; BBS systems 
  175. sometimes have confidential data that they need to share with 
  176. third parties. Special legal and contractual issues arise from 
  177. intellectual property. and this program contains several 
  178. different forms on this area of the law.
  179.  
  180. Section 3-4(a) Non-disclosure agreements, unilateral and bi 
  181. lateral
  182.  
  183. These forms are generic non-disclosure forms and are based in 
  184. part on the Uniform Trade Secrets Act. The information required 
  185. to prepare these forms includes the parties and a description of 
  186. the technology. Generally, these descriptions should be tailored 
  187. carefully to match the technology or business information which 
  188. is being disclosed.
  189.  
  190. Section 3-4(b) Custom software contract, buy out
  191.  
  192. This form is for a sponsoring agency to commission the writing of 
  193. computer software and to obtain total rights, including source 
  194. code and the right to sell the program or source code without 
  195. further payment.
  196.  
  197. The information required are the names of the parties, the 
  198. language, operating system and target compiler. Options are 
  199. provided for non-competition agreements, target or firm delivery 
  200. dates, and payment means.
  201.  
  202. Section 3-4(c) Beta test agreement: public and private
  203.  
  204. Often BBS systems agree to act as beta test site for new versions 
  205. of their BBS software. Developers of programs have a need for 
  206. both public betas, that is a beta test in which the program, like 
  207. a BBS is used by the public, and private betas, where there are 
  208. significant restrictions (or prohibitions) on the disclosure of 
  209. the beta. Betas created special legal problems. The code, after 
  210. all, is not yet tested. Persons participating in a beta may 
  211. expect a problem or two, but as anyone who has written computer 
  212. code knows, a "minor change" can cause a hard drive to be 
  213. overwritten. Therefore, the beta test agreements both warn and 
  214. disclaim liability.
  215.  
  216. Section 3-4(d) Joint author's agreement
  217.  
  218. The copyright code provides that joint authors may individually 
  219. deal with the joint work, with the only obligation being to 
  220. account for profits with the co-author. This agreement imposes a 
  221. structure on the co-authors relationship. It requires unanimity 
  222. between the parties as to sales of rights, and limits the reuse 
  223. of the copyright material.
  224.  
  225. Section 3-4(e) Government license transfer clause
  226.  
  227. If a program is sold to the federal government, the restrictions 
  228. contained in a "shrinkwrap license" or other license related to 
  229. the program does not bind the federal government, period. Either 
  230. a custom agreement must be reached, or, alternatively if the 
  231. program is an "off the shelf" item, provided that the program 
  232. contains a copyright notice, the government will agree to a 
  233. limited license. This license is consistent with most ordinary 
  234. shrinkwrap licenses. (The full text of the regulation is 
  235. available from the statutes menu.) Therefore, most commercial 
  236. software should contain this disclaimer.
  237.  
  238. Section 3-4(f) Software maintenance agreements)
  239.  
  240. Consultants, vars or si's often agree to maintain third parties 
  241. programs for their customers. This agreement governs the 
  242. maintenance agreements. It provides for alternatives, such as 
  243. providing for training to be included in the contract, and, also 
  244. for different payment options.
  245.  
  246. A second form is for maintenance on a product where the party 
  247. performing the service was also the developer of the program. 
  248. Normally such issues are part of the original sale or license 
  249. agreement. However, from time to time, customers use programs 
  250. beyond what one would consider a useful life of the program. 
  251. Therefore, this form can be used for service agreements after the 
  252. original service is completed.
  253.  
  254. Section 3-5 EQUIPMENT/FINANCING FORMS
  255.  
  256. BBS systems may prefer leasing equipment to outright purchase. 
  257. And, like most businesses, from time to time money may be 
  258. borrowed, whether long term or short term, secured or unsecured. 
  259. Various financing related forms are contained in this section.
  260.  
  261. Section 3-5(a) Commercial Equipment Lease
  262.  
  263. This form prepares a typical commercial equipment lease. Options 
  264. are included for "leases with option to purchase" and other 
  265. options, such as allocation of insurance costs, etc.
  266.  
  267. Section 3-5(b) Prommisory note
  268.  
  269. A promissory note is an UNCONDITIONAL promise to pay money. Keep 
  270. the key word unconditional in mind when executing one. In 
  271. addition, most promissory notes provide for negotiability. (The 
  272. note which we provide is negotiable.) This form will prepare 
  273. unsecured notes, either as a demand note, installment note or 
  274. date certain note. In addition guarantors can also be added.
  275.  
  276.         
  277. The following information is required:
  278.         
  279. names of borrowers and lenders, principal amount borrowed, the 
  280. full address of the place where payments are due, the rate of 
  281. interest on the note EXPRESSED as simple interest. The note may 
  282. either be due on demand (demand notes by convention are due in 
  283. one year), in installments, or all in one lump sum on a date 
  284. certain. If the note is guaranteed by third parties, please 
  285. indicate so.
  286.  
  287. IMPORTANT NOTE: Promissory notes are signed by the borrower- the 
  288. lenders signature is unnecessary (and bad form) except on the 
  289. back of it as an endorsement if the note is negotiated to others.
  290.  
  291. This form is called many different things by different folks. 
  292. Some refer to it as a "conditional sale" in which the condition 
  293. is you get to keep the property if you pay a debt that you agreed 
  294. to pay to acquire the property. Sometimes it is called a "Chattel 
  295. Mortgage"; in some cases it is known as "Lease." All of these 
  296. instruments are really security agreements. In simple words a 
  297. security agreement is a LIEN on property.
  298.  
  299. LIMITATIONS: Security agreements are used for tangible assets, 
  300. contract rights and intangibles. They are NOT appropriate for 
  301. securities, cash or real estate. With securities a pledge and 
  302. physical possession of the securities is appropriate. With cash, 
  303. physical possession is required and with real estate mortgages 
  304. are required (trust deeds in some states.) SPECIAL WARNING: 
  305. Unless you have physical possession of the collateral certain 
  306. filings are required to perfect the lien. If you don't file, your 
  307. lien will be invalid against other creditors.
  308.  
  309. This selection on the menu prepares three different types of 
  310. security agreements. The first is a standard security agreement 
  311. in which a party puts up his property for a loan or for a 
  312. purchase. In this form, the debtor agrees to make good any 
  313. deficiency (that is if the property is repossessed and does not 
  314. bring enough in to pay off the debt, they're on the hook for the 
  315. difference.) There are some further variations: whether the 
  316. security is provided for a single debt or for all debts (this 
  317. latter set is called a cross collateralization clause.)
  318.         
  319. In addition, this selection on the menu can produce a 
  320. hypothecation. (See on line dictionary for explanation).
  321.         
  322. The following information is required:
  323.         
  324. names of each party; a specific explanation of the property 
  325. secured, either general or specific-- thus you can have a lien on 
  326. a specific fork-lift, or on the accounts receivable of a 
  327. business;
  328.         
  329. if the security agreement secures a specific debt, the date of 
  330. the debt and the original principal amount;
  331.         
  332. if the security agreement is a hypothecation, then the person for 
  333. whom the debt is secured must be identified, together with that 
  334. debt-- the date of the debt and the original amount;
  335.         
  336. in all security agreements-- are there other liens on the 
  337. property? (first lien vs. junior lien) and if so, the amount of 
  338. the liens and the identify of the creditor;
  339.         
  340. will this security agreement secure all other debts between the 
  341. parties?
  342.  
  343. Section 3-6 BBS AS A BUSINESS ENTITY:
  344.  
  345. This section provides general partnership, sales of a BBS, or 
  346. transfer of some or all BBS accounts from one BBS to another.
  347.  
  348. Section 3-6(a) General partnership agreement
  349.  
  350. This form includes some of the additional clauses which are 
  351. required in a larger partnership. It gets harder and harder to 
  352. write "generically adaptable" forms when larger sums are 
  353. involved. However, this form covers the major bases. Here is the 
  354. information required:
  355.  
  356. State and county where the partnership was formed, the business 
  357. to be engaged in; the starting date of the partnership; address 
  358. of the principal office of the partnership; the capital 
  359. contributed by the partners; the time period between accountings; 
  360. an option is provided for draws; the maximum dollar authority of 
  361. each partner; and an option is provided for the regular affairs 
  362. of the partnership to be managed by a committee.
  363.  
  364. Section 3-6(b) Transfer of accounts between BBS systems
  365.  
  366. This form provides a framework for the transition of accounts 
  367. between BBS systems. It is a broadly configurable agreement. For 
  368. example, the transfer can be at no charge, or with the 
  369. originating and receiving entities paying. Options are also 
  370. provided for accounts receivable to be transferred, and for 
  371. particular agreements to be assumed by the new system.
  372.  
  373. Section 3-6(c) Vendor--insert card agreement
  374.  
  375. If you've purchased a commercial software program (or some 
  376. shareware programs) offers probably fallen out to join on-line 
  377. services. This contract is usable by a BBS system to enter into 
  378. an agreement with the providers of software to advertise their 
  379. BBS systems through product "fall out" agreements. Numerous 
  380. options are provided for payment, fulfillment and term.
  381.  
  382. Section 3-6(d) Sales representative for BBS
  383.  
  384. Many BBS systems are running to capacity or almost capacity 
  385. during weekends and evenings, but remain idle during the day. 
  386. Numerous BBS systems act as data distribution points for 
  387. compensation. Availability of service implies the need for 
  388. salesmen. This agreement provides for exclusive, non-exclusive, 
  389. mixed territory and product line agreements for independent 
  390. contractor/manufacturer's representatives. 
  391.  
  392. Section 3-6(e) Advertising purchase for BBS
  393.  
  394. Many BBS systems offer free classified ads. However, others 
  395. charge certain customers for classified ads. This is an insertion 
  396. order agreement for advertising, providing limitations on 
  397. liability, and like newspaper ads, requires that the user read 
  398. their ad at the first insertion and complain then or forever hold 
  399. their peace.
  400.  
  401. Section 3-6(f) Non compete agreement
  402.  
  403. WARNING: Many state laws, particularly that of California, 
  404. severely limit non-competition agreements. This is a generic form 
  405. of non-compete agreement, and is related to the termination of a 
  406. business agreement.
  407.  
  408. Section 3-6(g) Sub-board, promotional consideration
  409.  
  410. Many fine BBS systems allow software and hardware developers to 
  411. use their BBS systems for customer service. This is usually 
  412. accomplished by setting up a sub-board or forum. This agreement 
  413. provides for such an arrangement, in exchange for the developer 
  414. advertising the BBS. It also limits the BBS system's liability 
  415. and allows for termination of the agreement.
  416.  
  417. Section 3-6(h) Sub-board, paid
  418.  
  419. Similar to section 3-6(g) this form redefines the relationship 
  420. between the parties, provides a standard of service to be met, 
  421. and limits the liability of the system to an abatement.
  422.  
  423. Section 3-7 NOT FOR PROFIT BBS
  424.  
  425. Non-profit BBS systems are in a unique system. The BBS offers a 
  426. public service, yet it is a labor of love. However, the law does 
  427. not give allowances for this fact. Accordingly, it is the 
  428. responsibility of the not for profit BBS to limit its liability.
  429.  
  430. Section 3-7(a) Constitution for computer club with BBS
  431.  
  432. This document is a framework for a computer club with BBS system, 
  433. and is based on governance of the club by elected boards.
  434.  
  435. Section 3-7(b) Joint operation of non-profit BBs
  436.  
  437. Friend often merge resources to run a BBS. However, an orderly 
  438. framework should be added if there is ever a split between the 
  439. parties.
  440.  
  441. Section 3-8 BBS MESSAGE AND FILE NETWORK
  442.  
  443. BBS message and file networks usually try to be user friendly. 
  444. However, some sort of framework is needed to provide a civilized 
  445. network, and to deal with the 1/2 of 1 % of users who end up 
  446. trash canned or in the joker.dat file. During preparation of this 
  447. form the user is provided with many options for rules regarding 
  448. all aspects of file networks.
  449.  
  450.